وظائف خدمة العملاء ومركز السكرتارية، اليوم يبحث عن هذه الوظائف فهي تناسب الشباب في بداية حياتهم العملية، توفر لهم المال اللازم لمسيارة أعباء الحياة وتوفير الجهد، فهي تكون عبارة عن عمل يعتمد بشكل عام على تنظيم جميع البيانات والمعلومات الخاصّة بمكان ما ويكون هذا نيابة عن شخص آخر و عادةً ما يكون هذا الشخص هو المدير المسؤول، وتكون السكرتارية من المهن التي يقوم بها شخص عند شخص غيره، أو يتم توظيفه في مكتب رسمي من أجل القيام بتقديم المساعدة في تنفيذ جميع المهام الإداريّة المختلفة ومتابعة كل ما يخص المراسلات والسجلّات اليومية.
وظائف خدمة العملاء ومركز السكرتارية
وظائف خدمة العملاء ومركز السكرتارية، وفي هذا المقال سوف نتحدث بشكل مفصل حول كل ما يخص هذه المهن والتعريفات الدقيقة لها، والتي نطرحها بشكل مفصل للغاية فيما يلي:
تاريخ نشأة مهنة السكرتارية
تعتبر أعمال السكرتارية من الوظائف التي ظهرت منذ عدة سنوات طويلة، وكانت تقتصر في الماضي على بعض من أمور حفظ الأسرار التي تخص مكان العمل وكانت شروط قبول الموظف فقط هي قدرته على القراءة والكتابة، ومن ثم تطورت هذه المهنة بشكل كبير فظهرت العديد من المعدات المختلفة والأجهزة المكتبيّة العامة التي قدّمت المساعدة اليومية في أعمال السكرتارية وهذا ما قد ساهم في تعزيز وجود هذه المهنة في جميع مجالات العمل المختلفة اليوم.
أهمية مهنة السكرتارية وخدمة العملاء
وظائف خدمة العملاء ومركز السكرتارية، يُعدُّ قسم السكرتارية بشكل عام في جميع المنشآت من الأقسام المهمة للغاية والذي يقوم بمجموعة متنوعة للغاية من النشاطات، ويكون من بينها مايلي:
العمل على تقليل جميع الأعباء الإداريّة على مختلف المدراء وهذا يكون من خلال القيام بالأعمال الروتينيّة التي تخص المكاتب.
ومن ثم يكون عليه تفعيل نطاق التنسيق بين جميع المدراء والأعمال المرتبطة بهم.
يتم تزويد المدراء بالمعلومات المختلفة من التي تساعدهم في جميت اتخاذ القرارات الصحيحة التي تخص مكان العمل.
يكون من ضمن عملهم تأمين عملية التواصل الفعال بين الإدارة وبعض من الجهات الأخرى داخل الشركة وأحيانا خارجها.
مهارات السكرتارية وخدمة العملاء
يعد العمل في مجال السكرتارية بشكل عام يتطلب مجموعة من المهارات الآتية:
العمل على استخدام مهارات الاتصال الكتابيّة المختلفة واللفظيّة ايضاً والتي تكون بطريقة جيّدة.
أن يتم امتلاك مهارة الدقة المتبعة في جميع الأعمال المكتبيّة.
أن يكون لديه القدرة على استخدام متقن للغة العلم والإدارة التي يتم العمل بها في التحرير والكتابة، وهي في الغالب حالياً تكون اللغة الإنجليزيّة.
أن يتم الحرص على تطبيق جميع مسؤوليات العمل، والتي تكون مثل تهيئة وإعداد مجموعة متنوعة من الملفات الوثائق،
ويكون الشخص في خدمة العملاء على دراية بعملية استخدام المحتوى الرقمي عبر شبكة الإنترنت.
أن يكون لديه القدرة على التميز في التنظيم أيّ يمكنه تحقيق التوازن بين عدد كبير من المهام مثل إقامة الاجتماعات والفعاليات.
صفات تميّز أفضل موظفي خدمة العملاء
عدد من الصفات الهامة للغاية والتي تساعدك اليوم في التميز بشكل عام في وظيفة موظف خدمة العملاء والتي يكون من بينها ما يلي:
مهارات التعامل مع النقد
يكون على الشخص التعامل باحترافية مع جميع الكلمات السلبية التي يتم تلقيها من شكاوى العملاء، فيجب على كل شخص يعمل في هذا المجال اليوم إعداد قائمة خاصة بأكثر من 10 أو 20 شكوى ويتم تحضير إجابات مختلفة لكل واحدة فيها، كما يجب أن تكون هذه الإجابات واضحة للغاية ومنمقة وعفوية قدر الإمكان.
مهارات الذكاء العاطفي
هذا يعني اظهار اهتمامك الكبير ورغبتك بالمساعدة الشكاوى التي تتلقاها من العميل، حيث يوجد فرقاً كبيراً للغاية في أن يكون هدفك الرئيسي بشكل عام من تصفح بعض من الرسائل الالكترونية من اجل انجاز مهامك اليومية فقط أو حتى فهم جميع احتياجات العملاء وبذل الكثير من الجهود لمساعدتهم، وذلك حيث يجب عليك ان تقوم بالنظر الى جميع الأمور من وجهة نظر العملاء فقط، واكتشاف كل ما يشعرون به وأن تسعى طوال الوقت لكسب رضاهم.
الاستماع إلى الآخرين
ويكمن سر النجاح في مجال خدمة العملاء بشكل عام في القدرة المستمرة على الاستماع الى العملاء، وكي تصبح هنا مستمعاً جيداً يكون عليك ابداء قدراً كبيراً من الاهتمام لكل ما يتحدث به العملاء، وهذا يكون كي تتمكن من تقديم أفضل ما لديك من خبرات لخدمة العملاء، ويجب عليك فهم جميع احتياجاتهم وطلباتهم، والتعرّف على مختلف التحديات والمشاكل التي تواجههم ويعانون منها.
